大学生の皆さんはインターン参加後、受け入れ先の企業にお礼メールを送ったことがありますか？インターン後のお礼メールは必須ではありませんが、社会人のマナーとしても送っておくことが大切です。
お礼メールを送った経験があるという方も、メールを送るタイミングや宛先、書き方などで悩んだことがあるかもしれません。
まず、お礼メールはいつまでに誰に送るべきかおさえておきましょう。
・お礼メールはインターン終了日か、遅くとも翌日までに送るのがベスト
・遅れてしまった場合には、お詫びの一言を添えて送る
・送り先は基本的には人事担当者でOK今回は、お礼メールを送る必要性、お礼メールを送るメリット、いつまでに誰に送るか、お礼メールの書き方や書く際の注意点などについてご紹介します。
そもそもお礼メールは必要？
インターン参加後に企業にお礼メールを送ったほうがいいのか迷っている方もいらっしゃるでしょう。インターン後のお礼メールは必須ではありませんが、社会人のマナーとしても送っておきましょう。
もちろんインターンを実施する企業側にも数々のメリットがありますが、企業は時間や労力、費用をかけてインターン生を受け入れています。その事もふまえた上で、インターンでお世話になった方々に感謝の気持ちを伝えることは大切です。
お礼メールを受け取って嫌な気持ちになることはないので、企業側にも好印象を与えることができるでしょう。
1dayや短期の場合にも必要？
長期インターンだけでなく、1day仕事体験や短期インターンに参加した場合にも、できればお礼メールを送っておきましょう。期間に関わらず、インターンを開催してくれた企業側に感謝の気持ちを形にして伝えることは大事です。短い期間のインターンでは、企業側は学生のことを覚えていないだろうと思うかもしれませんが、人事担当者は意外と覚えていることが多いです。短期のインターンの場合、お礼メールを送らない学生も多いため、お礼メールを送ることで企業側に良い印象付けができるでしょう。
お礼メールを送るメリット
感謝の気持ちや熱意を伝えられる
インターン生を受け入れる企業では、社員が通常の業務と並行しながら様々な準備をし、当日も学生のために時間を割いてくれています。
お礼メールを送ることで、インターンを開催し、学生のために尽力してくれた社員の方々に感謝の気持ちを伝えることができます。
また、お礼メールを送ることで企業側に熱意を伝えることもできます。インターン期間中に学んだ事やその企業への入社志望度が高まった事なども書いて伝えるようにしましょう。
就活が有利になる可能性がある
お礼メールで感謝の気持ちや熱意を伝えることで、インターン先の企業の人事担当者に良い印象を持ってもらえるでしょう。お礼メールを送ることで、ご自身のことを思い出してもらえるきっかけにもなります。
人事担当者とは今後も選考などで関わることがありうるので、インターンの時点で良い印象を残しておくと就活に有利に働く可能性があります。
インターンの振り返りができる
お礼メールの文面を考える過程でインターンの振り返りができるというメリットもあります。インターンに参加して終わりではもったいないです。参加後にきちんと振り返りをして、インターン中に何を学べたのかなどを整理しておくことが大切なので、お礼メールは良いきっかけになります。
たとえば、インターンの実施内容や学んだ事、今後に活かしたい事などを思い出し、考えをまとめていきましょう。
お礼メールはいつまでに誰に送る？
インターン終了日か、遅くとも翌日までに送るのがベスト
お礼メールを送るとしても、いつまでに送ればいいのか悩む方も多いでしょう。お礼メールはできるだけ早めに送った方がいいので、インターンの終了日か、遅くとも翌日までに送るのがベストです。
電話と違ってメールを送る時間はそこまで気にしなくても問題ありませんが、深夜にメールを送るのを非常識ととらえる人もいるため注意しましょう。もし送るのがインターン当日の夜遅くになってしまいそうな場合は、翌日の朝に送る方がいいでしょう。
また、お礼メールはスマートフォンのメールアドレスではなく、パソコンで使うアドレスから送るようにしましょう。
送り先は基本的には人事担当者でOK
お礼メールは、基本的には人事担当者宛てに送りましょう。「〇〇株式会社 人事部 〇〇様」といった形で書きます。担当者の名前を知らない場合は、「人事部 ご担当者様」で大丈夫です。人事部以外がインターンの受け入れ部署だった場合には、その部署宛てに送りましょう。
遅れてしまった場合は？
お礼メールを早めに送ろうと思っていてもうっかり忘れてしまったり、事情があって遅れてしまうこともあるでしょう。そのような場合にも感謝の気持ちを伝えたほうがいいので、遅れてもお礼のメールを送ることをお勧めします。
遅れてメールを送る場合には、本文にお詫びの一言を入れるようにしましょう。
お礼メールに書く内容
いざお礼メールを書こうと思っても何を書いたらいいのか悩む方もいらっしゃるでしょう。インターネットに載っているような例文を真似るのではなく、ご自身にしか書けない独自の文面にすることが大切です。
まず最初に、学生のために時間や労力をかけて尽力してくれたインターン先企業の社員の方々への感謝の気持ちを書くようにしましょう。特にお世話になった社員がいる場合には、名前を記載して感謝の気持ちを伝えるといいですね。 インターン中に学んだ事や成長できた事、学んだ事を今後どのように活かしていきたいかなどについても書いておきましょう。真摯に取り組んでいた事をアピールできると共に、企業側が今後インターンを開催する際の参考にもなるので、良い印象を持ってもらえるでしょう。
お礼メールの書き方
お礼メールは、基本的には以下のような構成で書いていきましょう。
①件名
②宛先
③文頭の挨拶
④本文
⑤文末
⑥署名
①件名
企業宛てにメールを送る場合には件名は必須です。件名がないと読んですらもらえない可能性もあるので注意しましょう。
件名を書く際には、忙しい人事担当者が一目見てすぐにインターンのお礼メールだと分かる件名にする必要があります。具体的には、要件と大学名、氏名を入れて、「インターンシップのお礼 〇〇大学 〇〇〇〇」というように書きましょう。
②宛先
宛先を書く際には、企業名、部署名、役職名、担当者氏名の順に書きます。たとえば、「株式会社〇〇 人事部 課長 〇〇〇〇様」といった形で書きましょう。企業名を書く際には、株式会社を（株）と略したりすることなく、必ず正式名称で書くようにしてくださいね。
③文頭の挨拶
まず文頭で挨拶の一文と簡単に自己紹介を述べておきます。
「お世話になっております。本日貴社のインターンシップに参加いたしました、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。」といった形で記載しましょう。
④本文
本文では、インターンでお世話になった事に対する感謝の気持ちやインターンの感想、学んだ事、今後の意気込みなどを書いてみましょう。
書く際には結論から先に述べるようにして、分かりやすく簡潔にまとめることを心がけてくださいね。
⑤文末
文末では、感謝の言葉と結びの挨拶を記載して締めくくりましょう。
⑥署名
最後に、文末から少し離れた箇所に署名を記載します。具体的には、大学名、学部、学科、氏名、電話番号、e-mailアドレスを書いておきましょう。
お礼メールを書く際の注意点
誤字脱字などがないようにする
せっかく良い内容のお礼メールを早めに送ったとしても、誤字脱字などがあるとマイナスの印象につながってしまう可能性があるので、もったいないです。
送信する前に誤字脱字、敬語の間違い、変換ミスなどがないかしっかり確認してから送るようにしましょう。心配な方は家族や友人などに見てもらうといいですね。
読みやすい書き方を心がける
誤字脱字の他に、読みにくい文章もマイナスの印象につながる可能性があります。たとえば、改行がない文章は読みにくいので、読みやすくなるように適宜改行を入れるようにしましょう。また、書きたい事が沢山あったとしても長々とした文章は読みにくく、冗長な印象を与えてしまいます。一番伝えたい事を中心にできるだけ簡潔に分かりやすく書くことを心がけるといいですね。
まとめ
今回は、お礼メールを送る必要性、お礼メールを送るメリット、いつまでに誰に送るか、お礼メールの書き方や書く際の注意点などについてご紹介しました。
最後に、インターンのお礼メールをいつまでに誰に送るべきか確認しておきましょう。
・お礼メールはインターン終了日か、遅くとも翌日までに送るのがベスト
・遅れてしまった場合には、お詫びの一言を添えて送る
・送り先は基本的には人事担当者でOK
インターンに参加後、お礼メールを送ろうとしている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてくださいね。
