この記事を読んでいただきありがとうございます！
私は25卒のインターン生です。インターンに参加するにあたって10社近くの企業にエントリーをしました。その時に私が一番困ったことは「メールの書き方」です。
敬語は間違っていないか、「返信」から送ってもいいのか、のように分からないことばかりでひとつのメールを送るのに1時間以上かかったこともあります。
ビジネスメールの経験がないと企業からのメールの返信に困りますよね？
この記事では、自分が困った経験から社会人の方々にビジネスマナーをご教授していただき、好印象な参加通知メールの返信の仕方を場面別で解説していきます！
メールの基本的な書き方
まず、基本的なメールの構成を解説します。
・宛先
・件名
・宛名・挨拶
・本文
・署名
どのような場面のメールでもこの構成は変わりません。
それでは、それぞれの気を付けるポイントを見ていきましょう！
宛先
宛先で気を付けるポイントは正確さです。
どんなに丁寧なメールでもアドレスが間違っていては届かないので、宛先の欄に正しい宛先を入力しましょう。
送られてきたメールアドレスやHPを確認してコピー＆ペーストをすると間違えるリスクも減り、時間も短縮になるのでおすすめです。手動で入力する場合は何度も確認することを忘れずに！
また、送られてきたメールに「返信」が出来るようであれば「返信」をしましょう。その際に、宛先や「㏄（カーボンコピー）」を消すことや書き直すことはやめましょう。
件名
件名の気を付けるポイントは、相手が一目で内容が把握できるようにすることです。
そのため、マストで書く必要があるものは、本題のタイトルと学校名・名前です。
本題のタイトル「インターンシップについて」のような抽象的な内容でなく、「〇月〇日のインターンシップの日程調整について」のようにいつの誰の何のどのような内容かを含めると分かりやすくなります。
また、企業の方は同じようなメールをたくさん送られてきているので、大学名と名前を入れると企業の人が探しやすいメールになります。学部や学科、学年は入りきらなくなってしまうので、書く必要はありません。【●●大学 〇田〇〇】のように本題タイトルとの仕切りがあると分かりやすくなります。
「返信」でメールを送るのであれば、件名を変える必要はありません。人事担当の人の1日のメールの受信数は約40通です！件名を変えてしまえば、以前に何のやり取りをしていたかを探す手間をとらせないためにも件名を変えないようにしましょう。
宛名・挨拶
ビジネスメールはいきなり本題を書くわけではなく、宛名→挨拶を先に必ず書きます。
宛名は「●●社●●部 〇〇担当 〇〇様」のように、メールを送る相手の部署名や名前を書くことをいいます。名前まで分からない場合は「分かっている情報+様」で十分です。
参加通知メールの返信だと、参加通知メールはじめや最後に名乗っていることが多いので、そこをコピー＆ペーストすることが一番失敗する可能性がするなくなります。名前が間違っていると大変失礼になります。しかし、とても間違いやすいのでよく確認しましょう！
挨拶は、「お世話になっております+名前」が無難です。会ったことないのに、「お世話になっております」は違和感を感じるかもしれません。しかし、参加通知メールの返信ということは、エントリーメールに目を通していただいたことになるので、「お世話になっております」を使いましょう。
名前は 大学名+学部+学科+学年+名前 が一番丁寧な名乗りの項目です。例としては、「〇大学 〇学部 〇学科〇年の〇〇〇と申します。」のような感じです。大学名や学科名が長いものはあると思いますが、正式名称で書くようにしましょう。
本文
本文をで気を付けるポイントは簡潔に伝えることです！
書く流れとしては、用件→内容→お礼の締めの文になります。
本文の内容は場面ごとに違うため③からの場面ごとの例文とポイントで詳しく解説します。
署名
最後に署名を書くようにしましょう。署名のポイントは、テンプレートとして登録しておくことです。どのような相手や内容でも唯一変化がないため、登録しておくと時間短縮になりとても便利です。
署名の内容としては、名前、大学、学部、学科、学年、電話番号、メールアドレスです。また、前後を点線などで囲むと署名と一目でわかり見やすくなります。
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇年 〇田〇〇
TEL：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MEIL：〇〇＠〇〇
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送信先はこれを正しい情報として連絡を取るので、間違いがないように気を付けましょう。
連絡を取るために必要なため住所を入れる必要はありません！
メール送信の際の注意点とマナー
送るときに共通の注意点とマナーを見ていきます。
ビジネスメールには暗黙のルールやマナーがあります。しかし私たち学生はそれを知らず、マナーを無視し悪印象になってしまうことがあります。今回は特に守るべき３つを解説します。そのため、マナーを抑えて、メールから好印象を持ってもらえるようになりましょう！
必ず返信をする
企業からのメールには、どのような内容でも基本的には必ず返信しましょう。
できるだけ早く返すことが好ましいのです。そのため、日常的にLINEの返信が溜まりがちな人は特に気を付けてください。しかしただ早く返せばいいわけではなく、返す時間は業務開始時間〜業務終了2時間前が理想的です。深夜や早朝にメールを書いた場合は予約機能ある場合はそちらを使いましょう。
誤字脱字がないか
メールを送信する前には必ず誤字脱字がないかをチェックしましょう。特に宛先や企業・担当者の名前を間違えてしまうと大変失礼な印象になります。書いている最中や書き終わってすぐだと間違えに気が付けないことがあるので、一息おいてから確認することをおすすめします。
また、WordやGoogleドキュメント、Gメールで作成すると自動で文字校正や正しい表現にすることができるのでとてもおすすめです！
内容が簡潔であるか
社会人の方は時間がないため伝えたいことを簡潔に伝えられるように努めましょう。長くたくさん書くことが丁寧というわけという訳ではありません。相手が受け取ったときに、何が言いたいかが分かる、見やすいと思われるように書きましょう。
簡潔に書くポイントとして、
・冒頭に結論を書くこと
・伝えたいことのまとまりで改行を入れる
と見やすいメールになるので意識しましょう。
メールの例文
応募→採用時の例文
ここからは実際に場面別の例文を紹介していきます！
まず始めは、参加する際の例文です。
ここでは、参加日程または次回の選考の日程があらかじめ決まっており、共通認識が出来ている場合をいいます。
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【パターン1：次の選考に進めたとき】
件名：〇月〇日のインターンシップの一次選考のご案内の件【〇〇大学 〇〇〇】
本文：
〇〇社 〇〇部 〇〇担当 〇〇様
お世話になっております。
〇大学 〇学部 〇学科〇年の〇〇〇と申します。
インターンシップの一次選考のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
ご案内の通り、〇月〇日(火)〇時に〇〇（場所）にお伺いさせて頂きます。
当日は何卒よろしくお願い致します。
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇田〇〇
TEL：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MEIL：〇〇＠〇〇
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【パターン2：インターンシップが採用されたとき】
件名：〇月〇日のインターンシップの採用（参加）のお礼【〇〇大学 〇〇〇】
本文：
〇〇社 〇〇部 〇〇担当 〇〇様
お世話になっております。
〇大学 〇学部 〇学科〇年の〇〇〇と申します。
この度は、インターンシップの選考の採用のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
精一杯取り組ませていただく所存です。
ご提示頂いた、〇月〇日(火)〇時に〇〇（場所）にお伺いさせて頂きます。
当日はよろしくお願い致します。
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇田〇〇
TEL：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MEIL：〇〇＠〇〇
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必ず書くことは、案内を送っていただいた感謝と指定された日程で参加する意思です。
また、パターン②のように採用された場合には、インターンシップの意気込みや期待することや当日の指導をお願いする言葉があると印象が良くなります。
いずれも簡潔に書くように心掛けましょう！
日程調整時の例文
続いて、日程調整をするときの例文です。
日程調整には大きく2つのパターンがあります。
パターン1：企業側から送られてきた日程内での日程調整
パターン2：送られてきた日程では都合が合わないときの日程調整
どちらのパターンも共通して以下の内容は記載しましょう。
・感謝の気持ちを伝えること
・日程提案は3～4通りの候補を記載すること
まず、選考をして頂きご連絡を頂いたことに対する感謝を伝えます。
そして、お忙しい中で日程を提案してくださったり、お時間をいただいたりするため、候補日を3〜4通り用意しておきます。その際に、日程の希望日は日程が早いものからが理想的です。
どちらの内容も日程調整の目的が面接でもインターン参加でも大きく変わることはないので参考にしてみてください！
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【パターン1：企業側から送られてきた日程内での日程調整】
件名：インターンシップ一次面接日程について【〇〇大学 〇〇〇】
本文：
〇〇社 〇〇部 〇〇担当 〇〇様
お世話になっております。
〇大学 〇学部 〇学科〇年の〇〇〇と申します。
この度は、インターンシップの一次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程のうち、下記の日程でお伺いできます。
◯月◯日（月）12:00 〜 17:00
〇月◯日（火）10:00 〜 15:00
◯月◯日（水）10:00 〜 17:00
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇田〇〇
TEL：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MEIL：〇〇＠〇〇
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【パターン1：企業側から送られてきた日程内での日程調整】の場合は、以下の内容を記載しましょう。
・提示いただいた内容と間違いがないか
日付、時間、曜日が間違っていると確認連絡の手間になることや、認識の差が生まれてしまいます。必ず確認しましょう！
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【パターン2:送られてきた日程では都合が合わないときの日程調整】
件名：インターンシップ参加日程について【〇〇大学 〇〇〇】
本文：
〇〇社 〇〇部 〇〇担当 〇〇様
お世話になっております。
〇大学 〇学部 〇学科〇年の〇〇〇と申します。
この度は、インターンシップの面接のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程ですが、都合によりお伺いできる日程がありません。
つきましては、お忙しいところ大変申し訳ございませんが、下記の日程の調整をしていただきたくご連絡させていただきました。
◯月◯日（月）12:00 〜 17:00
〇月◯日（火）10:00 〜 15:00
◯月◯日（水）10:00 〜 17:00
ご都合がつかない場合は、再度提案させていただきますのでご連絡頂けますと幸いです。
お手数おかけしますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇田〇〇
TEL：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MEIL：〇〇＠〇〇
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【パターン2：送られてきた日程では都合が合わないときの日程調整】の場合は、以下の内容を記載しましょう。
・スケジュールが合わないことを謝罪する
・参加できる日時を提案
まず、スケジュールが合わなかったことの理由とその謝罪、そして再度日程調整をしていただきたい気持ちを伝えます。無理なお願いになるため誠心誠意伝わるように心掛けましょう。また、予定されていない日程の調整のため、直近からご提示いただいた日程の先まで幅広い日程を提示し、選択してもらえるようにしましょう。提案の幅は1週間～2週間以内が目安です。
辞退する際の例文
次に辞退をするときの例文です。
辞退をする際は連絡を放置せず、お詫びの気持ちを含めて、速やかに返答を行います。
仮に連絡が遅れ、止むなく当日の辞退になった場合は、電話で伝えることが懸命です。学生にとって、企業との連絡はメールが主流ですが、早く・正確に伝えたい内容はビジネスの場面では電話が主流だからです。
辞退の例文は面接であってもインターン参加の辞退であっても同じような内容です。‐――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
件名：インターンシップ面接辞退のご連絡【〇〇大学 〇〇〇】
本文：
〇〇社 〇〇部 〇〇担当 〇〇様
お世話になっております。
〇大学 〇〇学部 〇学科〇年の〇〇〇と申します。
ご連絡をいただきました〇月〇日(曜日)の面接ですが、個人的な都合により、当日の参加ができなくなりました。
大変恐れ入りますが、面接の参加を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しい中、お時間をいただいたのにも関わらず、大変申し訳ございません。
取り急ぎの連絡のため、メールで失礼致します。
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇田〇〇
TEL：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MEIL：〇〇＠〇〇
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件名：インターンシップ参加辞退のお願い【〇〇大学 〇〇〇】
本文：
〇〇社 〇〇部 〇〇担当 〇〇様
お世話になっております。
〇大学 〇学部 〇学科〇年の〇〇〇と申します。
〇月〇日（曜日）に開催されるインターンシップですが、御社の文化、業務のイメージが理想と異なったため、辞退させていただきたく連絡いたしました。
お忙しい中、選考のお時間を割いていただいたのにも関わらず申し訳ございません。
何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇田〇〇
TEL：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MEIL：〇〇＠〇〇
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辞退にメールを返信するときのポイントは以下の２つです。
・辞退する理由を記載する。
・丁寧な謝罪を心掛ける
辞退する理由は、「一身上の都合で」が一番無難です。また、「想像していた業界のイメージと異なったため」や「御社の文化、業務のイメージが理想と異なっていたため」のように正直に伝えることも大丈夫です。しかし、「家庭の事情」は唐突になってしまうため避けましょう。
また、時間を割いて選考やメールをしていただいたのにも関わらず、こちらの事情で辞退するため、辞退することの謝罪と選考して頂いたことの感謝を丁寧に伝えましょう。
日程調整を保留する際の例文
最後に、予定の目処が立たないなどの理由で、先方に待ってもらう必要がある場合の返信です。
前提として、すぐに判断ができない場合でも放置せず、保留することを伝えます。
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件名：インターンシップ一次面接日程について【〇〇大学 〇〇〇】
本文：
〇〇社 〇〇部 〇〇担当 〇〇様
お世話になっております。
〇大学 〇学部 〇学科〇年の〇〇〇と申します。
この度は、インターンシップの一次面接のご連絡をいただきありがとうございます。
あいにく、ご提示いただいた日程の都合がつかず、参加が難しい状況です。
予定の調整をするため、〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。
ご検討の程よろしくお願い致します。
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇田〇〇
TEL：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MEIL：〇〇＠〇〇
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日程調整を保留する際のメールのポイントは3つです。
・参加できない旨を伝える
・待ってほしい旨を伝える
・いつまでに連絡できるか伝える
待ってほしい旨を伝えるのは、素直に待ってもらいたい理由と待ってもらうお願いをしましょう。
お願いのため、丁寧な文面を心掛けましょう。
そして、次に連絡できる日程を記載します。この日程は長くてメール受信日から3日以内。
スピード感ある返信になるように心掛けましょう。
悩みポイント！ 【「確認しました」のみのメールの返信の仕方】
私がインターンの選考の時悩みが、
「確認をしました。」や、エントリー後の「エントリーありがとうございます。」のようなメールに対する返信です。
そこでどのように返信することがよりよいのかを解決します！
まず、このようなメールに対する一般的な返信の仕方は以下の通りです。
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【例文】
件名：インターンシップ選考のお願い【〇〇大学 〇〇〇】
本文：
〇〇社 〇〇部 〇〇担当 〇〇様
お世話になっております。
〇大学 〇学部 〇学科〇年の〇〇〇と申します。
確認の連絡ありがとうございます。
御社の企業理念の「」に強く共感しており、御社の環境で成長し貢献したいと考えております。
選考のほど何卒よろしくお願いします。
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇田〇〇
TEL：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MEIL：〇〇＠〇〇
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本文の内容は、連絡の感謝と今後のお願いを簡潔に伝えましょう。
それに加えて、意気込みなど自分の個性を出した文を書くことで印象に残りやすくなります！
お悩み解消！ 社会人に聞いてみた！
今回は悩みを解消するためにインターン先の社長と人事部の方お二人にインタビューをしました！
実際に選考の際に私たちと連絡を取り合う社会人目線で、どのような返信が好感をもてるかや、自分だったらどのように返信をするのかお聞きしました。
先に伝えたいこととしては、2人とも共通して「正解はない」とおっしゃっていました。
このことを念頭に置いたうえでお二人から違う視点の回答が来たので、特に重要な要点をまとめてみました。
【社長のお話】
・どんなメールでも自分から終わらせる
・メールは頻度を高く
社長からは、メールでは印象に残ることが重要であるとお話を頂きました。
そのためどのようなメールも必ず自分で終わらせることで、自然と頻度をあげることが出来、印象に残ります。これで失礼な印象になることはありません。
迷惑と考える学生も多いかもしれませんが、面接の際に事前のメールを送ることなどすることが選考のメールでは重要なことです。
【人事の方からのお話】
・愛される努力をすること
・人事部は花形であり、人が好き
人事の方からは、返信先の企業の人に愛されるような内容を送ることが重要であるとお話がありました。自分だったらどのような人と面接で会いたいと思うのかを考えて返信してみましょう。
また、いわゆる人事部は花形であり人が「好き・人懐っこい人が好き」という人が多いという特徴があるとお話を頂きました。
お二人のインタビューからの私の見解は、選考ではとにかく印象に残るために「確認しました。」のようなメールにも必ず返信し、個性を出して会いたいと思わせることが大切です。
最後に
学生にとって不慣れなメールでのやり取りですが、インターン選考での経験が就職活動・インターン先・社会人になってからも活きる力です。
この記事を参考にしてインターンシップに参加する方が増えると嬉しいです。
一緒に成長していきましょう！！
