大学生の皆さんの中には、事務職のお仕事に興味を持っている方もいらっしゃると思いますが、仕事内容は漠然としかわからないという方も多いでしょう。事務職は特に女性に人気のある職種の一つです。
事務職が人気の理由としては、以下の点が挙げられます。
- 未経験の場合でも挑戦しやすい
- 転勤や異動、残業などが少なく、カレンダー通りの勤務が多いため、働きやすい
- 業務に必要なスキルが共通しているものが多く、環境が変わった場合でもスキルを活かしやすい
- 座って仕事をすることが多いので、身体の負担が少なく、あまり体力に自信がない方も安心して働ける
今回はそんな事務職の仕事内容や特徴、事務職のインターンで身に付くスキルなどについてご紹介します。
事務職とは
皆さんは「事務職」と聞いて、どういったお仕事内容を思い浮かべますか？
雑用的な仕事をイメージする方もいらっしゃるかもしれませんが、事務職は企業や社員を陰で支える「縁の下の力持ち」のような存在です。部活のマネージャー的なものと考えるとわかりやすいでしょう。事務職の人たちのおかげで社内の業務が滞りなく進んでいると言えます。
企業や配属先の部署によっても業務内容は異なりますが、事務職の業務は主に社員のサポートやアシスタント的なものが多く、書類の作成や管理、データ入力、電話やメールの対応、来客の対応といった業務が代表的です。業務内容は多岐に渡っていて、正確性やコミュニケーション能力、臨機応変な対応など様々なスキルが求められる仕事です。
事務職の種類
事務職と言っても、その種類によって業務内容も変わってきます。ここでは特に長期インターンでも募集が多い事務職について見ていきましょう。
一般事務
書類の作成や管理、データ入力、電話やメールの対応、来客の対応、郵便物の仕分けといった、企業全体で発生する幅広い事務処理を行うのが一般事務です。このような業務はどの企業にも欠かせないもので、事務職の人々のバックアップにより他の社員が円滑に業務を行うことができます。
特に一般事務の業務に携わる際にはWordやExcel、PowerPointといった基本的なパソコンスキルが必須となるので、インターンに参加する前にある程度の知識を身に付けておくといいですね。
営業事務
営業事務は、営業職の社員がスムーズに仕事ができるようにサポートをする業務です。外回りなどで不在がちな営業職の社員の代わりに様々な仕事をこなします。
たとえば、営業業務で必要となる見積書や請求書などの作成や発送、商品の在庫管理や受発注、発送管理、クライアントからの電話やメールの対応、来客対応、プレゼン資料の作成といったものが挙げられます。
商品に関わる業務も多いため、自社で扱う商品の知識も必要になります。営業事務の長期インターンに参加する場合は、インターン先の企業で扱っている商品についてきちんと勉強しておきましょう。
また、営業職の社員だけでなく、クライアントとのやり取りなども多いので、コミュニケーション能力が求められます。 インターン先の企業が外国と取引がある場合、英語を使う機会があるかもしれません。英語力に自信のある方や実力を試してみたい方は、ぜひ外国と取引のある企業のインターンを探してみましょう。
その他事務
事務職の業務は幅広いため、先述した一般事務、営業事務以外にも人事事務、管理事務、会計事務、総務事務、法務事務、貿易事務、医療事務、学校事務といった様々な種類の事務があります。
長期インターンの募集は一般事務、営業事務が多い傾向にありますが、その他の事務にも興味がある方は、インターンの募集がないか随時チェックしてみてくださいね。 このように事務職にも様々な種類があるので、ご自身がどのような事務に興味があるのか考えてインターンを探してみましょう。
事務職のインターンの仕事内容
事務職の業務内容は幅広いこともあり、インターン先の企業によって任せてもらえる業務は様々ですが、主に書類の作成や管理、データ入力、電話やメールの対応、来客の対応といった業務が多くなっています。 それぞれについて詳しく見ていきましょう。
書類の作成や管理
どの業務においても様々な書類が必要となりますが、そういった書類全般の作成や管理を任されるのが事務職です。書類を作成する際にはWordやExcel、PowerPointを使い、なるべく迅速に正確な文章を書くスキルが必要になってきます。
また、書類だけでなく、郵便物の発送や届いた郵便物の仕分けや整理といった業務も行うことも多いです。
データ入力
データ入力も事務職の主な業務の一つです。たとえば、Excelを使って顧客の住所や電話番号、売り上げや商品の在庫などのデータを入力します。
データ入力でミスをするとトラブルや事故につながる可能性もあるので、間違いなく正確にデータを入力するスキルが求められます。
電話やメールの対応
電話やメールの対応も事務職の大事な仕事です。
お互いの顔が見えない分、電話やメールの場合には対面の時以上に細やかな気配りや丁寧な対応が求められ、内容によっては臨機応変な対応力も必要になる業務です。
常に企業の代表という意識を持って誠実に取り組むことが大事です。 事務職の長期インターンに参加することになった場合は、最低限の電話対応、メールの書き方などの方法を事前に勉強しておくといいですね。あとは実務を通じて少しずつ覚えていきましょう。
来客の対応
電話やメールの対応業務の他にも、お客様が社内に訪問した際の対応業務も事務職の仕事です。お客様を出迎え、ご案内する際には笑顔で丁寧な言葉で応対することが大切になってきます。来客の対応の際にはビジネスマナーやコミュニケーション能力が必要となるので、基本的なことは事前に勉強しつつ、こちらも実務を通じて習得していきましょう。
事務職のインターンの特徴
オフィスでのデスクワークが多い
事務職は基本的にオフィスでのデスクワークが多いというのが特徴の一つです。
営業職などのように外に出ることはほとんどなく、座って仕事ができるため、比較的疲れにくいでしょう。中にはオンライン勤務可能とする企業もあります。
ルーティンワークが多い
事務職はある程度決まっている仕事をするため、ルーティンワークが多いのも特徴です。
同じような作業をすることも多いですが、正確性やコミュニケーション能力、臨機応変な対応力などが求められます。たとえルーティンワークであっても気を抜かず、一つ一つの仕事を誠実にこなすことが大切になってきます。
事務職のインターンで身に付くスキル
最後に事務職のインターンで身に付くスキルについて確認しておきましょう。
事務職のインターンに挑戦し、このようなスキルが身に付くように頑張ってみてくださいね。
事務処理能力
事務職の仕事では、書類の作成や管理、データ入力などの業務が必須のため、インターンで実務を経験していくうちに必然的に事務処理能力が身に付いてくるでしょう。
こういった業務をできるだけ速く正確にこなすスキルは他の職種にも活かせるので、身に付けておいて損はなさそうですね。
パソコンスキル
書類の作成やデータ入力などではWordやExcel、PowerPointといったパソコンスキルが必要になります。事務職の実務をこなしていく中で、こういったパソコンスキルも徐々にアップしていくでしょう。
今やパソコンスキルはどこの業界、業種においても必須なので、この機会にきちんと身に付けておきましょう。
ビジネスマナー
事務職のインターンで電話やメールの対応、来客の対応、社内の人とのやり取りといった業務を経験することで、基本的なビジネスマナーも身に付けることができるでしょう。
特に社外のお客様とのやり取りの場合、対応する事務職の社員は会社の顔となります。笑顔で適切な応対ができると、その会社のイメージもアップするでしょう。
ビジネスマナーは今後の就活だけでなく、社会に出てからも必須のスキルなので、早めに習得しておくと、他の学生に差をつけることができそうですね。
コミュニケーション能力
事務職は１人で黙々とやる事は少なく、他の社員やクライアントなど様々な人とのやり取りが多い仕事です。たとえば、社内外の人々の要望を的確に読み取り、それに応じた必要な業務をこなすためにもコミュニケーション能力が必要です。
事務職のインターンの実務を通じて、コミュニケーション能力も少しずつ身に付いていくでしょう。
終わりに
今回は事務職のインターンの仕事内容や特徴、事務職のインターンで身に付くスキルなどについてご紹介しました。
最後に、事務職が人気の理由をおさらいしておきましょう。
- 未経験の場合でも挑戦しやすい
- 転勤や異動、残業などが少なく、カレンダー通りの勤務が多いため、働きやすい
- 業務に必要なスキルが共通しているものが多く、環境が変わった場合でもスキルを活かしやすい
- 座って仕事をすることが多いので、身体の負担が少なく、あまり体力に自信がない方も安心して働ける
この記事を読んで事務職のインターンに興味を持った方は、ぜひインターンを探して応募してみてくださいね。
